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Les formats les plus courants pour les lettres professionelles
Vous voulez impressionner un partenaire commercial potentiel par votre professionnalisme ? Faire bonne impression dans les communications commerciales peut être facilité par l’utilisation du bon format de lettre. Compte tenu du nombre de lettres et d’e-mails que votre destinataire reçoit quotidiennement, une lettre bien rédigée et exempte de fautes d’orthographe et de grammaire sera plus convaincante.
Il est essentiel de comprendre comment structurer votre lettre et d’utiliser la préparation adéquate, que vous l’envoyiez par courrier électronique ou par la poste. Mais comment décider ? Pour vous aider à améliorer l’efficacité de votre correspondance, nous avons dressé une liste des styles de lettres commerciales les plus populaires. Découvrez nos conseils utiles pour composer rapidement et facilement des lettres commerciales au format approprié.
Une lettre d’affaires, c’est quoi ?
Une lettre commerciale est une forme professionnelle de communication écrite utilisée pour communiquer entre entreprises ainsi qu’avec des clients, des partenaires commerciaux potentiels et d’autres tiers. Les lettres commerciales sont un autre outil utilisé par les employés et les employeurs pour garantir une bonne communication sur le lieu de travail.
Auparavant, la correspondance d’entreprise était envoyée par courrier postal, mais l’émergence des nouvelles technologies a radicalement modifié les modes de communication. Il existe désormais différents formats de lettres d’affaires, chacun étant adapté à un objectif particulier.
Selon le type de lettre que vous rédigez, le format est un élément essentiel de la communication d’entreprise et doit être correctement pris en compte. Les lettres d’affaires doivent être rédigées, préparées, relues et formatées selon des critères spécifiques, tout comme les courriers électroniques. En outre, évitez d’utiliser des acronymes anglais (ou de toute autre langue) car ils ne donnent pas l’image professionnelle nécessaire dans cette situation. Les lettres professionnelles doivent également comporter le nom du destinataire, son adresse et, si possible, une formule de salutation, ainsi que vos coordonnées (nom, fonction, adresse, numéro de téléphone).
Courrier de classe affaires
Bien que les lettres d’affaires décontractées restent un format populaire dans le monde de l’entreprise, la technologie a presque entièrement remplacé les communications sur papier. Aujourd’hui encore, l’envoi de lettres commerciales postales à des clients ou à des partenaires commerciaux est un excellent moyen d’interaction.
En général, les lettres formelles sont tapées sur un ordinateur. De nos jours, les lettres d’affaires écrites à la main sont rares. Utilisez une police traditionnelle de taille 12 et un interligne simple lorsque vous rédigez une lettre imprimée. N’oubliez pas de laisser une marge de 1 à 2 pouces tout autour de la page.
Une lettre commerciale correctement rédigée doit contenir les éléments suivants :
vos coordonnées (nom, adresse, numéro de téléphone, adresse électronique)
l’heure
les coordonnées du destinataire (nom, fonction, entreprise, adresse de l’entreprise)
une formule de salutation
le corps de la correspondance (2 ou 3 paragraphes)
Un résultat
Votre cachet numérisé
L’ajout de votre nom (pour une lettre imprimée).
Votre objectif principal doit être le point central du corps de la lettre. Restez bref et simple pour éviter d’embrouiller votre lecteur. Présentez-vous dans la phrase d’introduction en indiquant votre position au sein de l’entreprise. Expliquez pourquoi vous envoyez cette lettre, son objectif principal et ce que vous attendez du destinataire dans les deuxième et troisième paragraphes. Ajoutez des expressions de gratitude à votre communication, telles que « merci pour votre temps » ou « merci pour votre aide ».
Lorsque vous rédigez une lettre d’affaires, faites attention au format. Choisissez une police de caractères simple à lire, comme Arial, Times New Roman ou Calibri, et omettez une ligne entre les paragraphes. Sautez quatre lignes après la fin et signez votre nom.